20代の転職で内定辞退を伝える方法｜電話・メールの例文と承諾後の注意点
2026年10月09日 13:09
転職活動で内定をもらったものの、「条件を確認したら希望と合わなかった」「ほかの会社へ入社することに決めた」といった理由から、辞退を考えることがあります。
内定をもらった後だからこそ、断ることに申し訳なさを感じる人もいるでしょう。
しかし、十分に検討したうえで入社しないと決めたなら、曖昧な返事を続けるのではなく、早めに意思を伝えることが大切です。
ただし、内定承諾前と承諾後では注意点が異なります。また、企業へ直接応募した場合と転職エージェント経由の場合では、連絡する相手も確認しなければなりません。
この記事では、20代が転職の内定を辞退するときの連絡手順、電話・メールの例文、理由の伝え方、承諾後に辞退する場合の注意点を解説します。
30秒でわかるこの記事の結論
内定辞退を決めたら、回答期限を待たず、指定された連絡先へ速やかに伝えましょう。
企業へ直接応募した場合は、採用担当者へ連絡する
転職エージェント経由なら、まず担当者へ連絡方法を確認する
連絡では、内定への感謝、辞退する意思、お詫びを簡潔に伝える
辞退理由は必要な範囲で伝え、事実と違う理由を作らない
内定承諾後は、通知書や承諾書、入社日などを確認して早急に相談する
連絡しにくいからといって放置したり、企業とエージェントの両方へ別々の説明をしたりすると、確認に時間がかかります。
まず窓口を確認し、辞退の意思を明確に伝えることが基本です。
内定辞退を伝える前に確認すること
辞退の連絡をした後で気持ちが変わっても、内定を元の状態へ戻してもらえるとは限りません。
連絡する前に、辞退する判断が固まっているかを確認しましょう。
労働条件を書面で確認する
面接で聞いた印象だけで判断せず、企業から提示された書面を確認します。
主な確認項目は次のとおりです。
雇用形態
業務内容
就業場所と変更の範囲
入社日
給与と手当
固定残業代の有無と内容
勤務時間と休日
試用期間
転勤や異動の可能性
説明が曖昧な項目があるなら、すぐに辞退すると決める前に質問する方法もあります。
一方、譲れない条件が明確に合わない場合は、内定を得たことだけを理由に承諾する必要はありません。
条件の確認方法に不安がある方は、「20代が入社前に確認すべき労働条件｜給与・残業・休日の見方」もあわせて参考にしてください。
不足している情報と不安を分ける
「何となく合わない」という感覚だけでは、確認すべきことが分かりにくくなります。
辞退を考えた理由を、次のように分けてみましょう。
条件が希望と合わない
実際の仕事内容が想定と違う
配属先や勤務地が分からない
面接で聞いた説明に一貫性がない
他社の仕事内容の方が希望に近い
現職に残ることを決めた
家庭や健康などの事情が変わった
入社後に働けるか不安が残っている
分からないことが原因なら、回答期限までに企業やエージェントへ質問します。
回答を確認しても希望と合わない、または入社しない意思が固まっているなら、辞退の連絡へ進みます。
内定承諾前か承諾後かを確認する
内定通知を受けただけなのか、メールや電話で承諾を伝えたのか、承諾書を提出したのかを確認します。
厚生労働省は、採用内定の法的な性質は個別の事案によって異なり、内定により労働契約が成立したと認められる場合もあると説明しています。
承諾後の辞退は、単にメールのマナーだけでは判断できない場合があります。
入社日が近い、すでに雇用契約を締結した、研修や備品の手配が進んでいるなどの事情がある場合は、後回しにせず早急に企業へ相談してください。
個別の法的判断が必要な場合は、厚生労働省の「採用の内定・内々定について、取消や辞退する場合の注意点」を確認し、必要に応じて公的な相談窓口や法律の専門家へ相談しましょう。
内定辞退はいつ、誰に伝えるべきか
辞退する意思が固まったら、企業の回答期限まで待つ必要はありません。
採用枠や入社準備に影響するため、できるだけ早く伝えます。
企業へ直接応募した場合
企業の採用担当者へ連絡します。
内定通知メールに返信先や連絡方法が指定されている場合は、その案内に従いましょう。
面接官の個人連絡先を知っていても、採用窓口が別にあるなら、まず指定された窓口を使用します。
電話をかける場合は、始業直後、昼休み、終業間際など、担当者が対応しにくい時間帯を可能な範囲で避けます。
担当者が不在なら、内定の件で連絡したことと折り返しを希望する旨を伝えます。伝言だけで辞退を済ませず、担当者本人または指定された窓口へ意思が届いたことを確認しましょう。
転職エージェント経由で応募した場合
最初にエージェントの担当者へ連絡します。
企業との連絡を担当者が一括している場合、応募者から企業へ直接連絡すると、説明が重複することがあります。
「企業へは私から連絡する必要がありますか」と確認し、案内された手順に従いましょう。
担当者から辞退理由を聞かれたら、今後の求人紹介に関係するため、伝えられる範囲で具体的に説明します。
ただし、辞退を考え直すよう説得されたとしても、最終的に入社を決めるのは本人です。確認した条件と自分の優先順位をもとに判断してください。
回答期限の延長を相談したい場合
まだ辞退を決めておらず、他社の選考結果などを確認してから判断したい場合は、辞退ではなく回答期限の相談になります。
期限を延長してもらえるとは限りませんが、無断で回答を遅らせるのではなく、いつまで待ってほしいのかを具体的に伝えます。
「検討中です」とだけ伝えず、確認したいことと回答できる日を示しましょう。
複数の内定や条件を比較している方は、「20代が転職先を決めきれないときの判断基準｜内定承諾前に確認すべきこと」もあわせて読んでみてください。
内定辞退を電話で伝えるときの基本
企業から電話連絡を指定されている場合や、入社日が近い場合は、電話で早めに伝える方法があります。
電話では詳しい事情を長く説明するより、辞退の意思を明確にすることを優先します。
電話で伝える内容
基本の流れは次のとおりです。
自分の氏名を名乗る
採用担当者へつないでもらう
内定への感謝を伝える
辞退する意思を明確に伝える
時間を割いてもらったことへのお詫びを伝える
必要な手続きがあるか確認する
「辞退しようと思っています」のような曖昧な表現ではなく、「内定を辞退させていただきたく、ご連絡しました」と伝えます。
電話で伝える例文
お世話になっております。先日、内定のご連絡をいただきました〇〇〇〇です。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討した結果、大変申し訳ございませんが、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考にお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。
必要な手続きがございましたら、ご教示いただけますでしょうか。
例文を一字一句暗記する必要はありません。
企業名、担当者名、自分の氏名、辞退する意思をメモしてから電話すると、緊張しても要点を伝えやすくなります。
担当者が不在だった場合
担当者が不在なら、戻る時間を確認してかけ直すか、メールを送ったうえで再度連絡します。
回答期限が当日で電話がつながらない場合は、まずメールで辞退の意思を伝え、送信記録を残します。
「電話がつながらなかったので連絡をやめる」のではなく、担当者へ意思が届いたかを確認してください。
内定辞退をメールで伝えるときの例文
企業からメールで回答するよう案内されている場合や、電話がつながらない場合は、メールで連絡します。
メールは、件名を見ただけで用件と応募者名が分かる形にします。
企業へ直接伝えるメール例文
件名：内定辞退のご連絡／〇〇〇〇
株式会社〇〇
採用ご担当 〇〇様
お世話になっております。〇〇〇〇です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討した結果、大変恐縮ではございますが、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考を通じて貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。
ご対応いただきました皆様に、心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
〇〇〇〇
電話番号
メールアドレス
転職エージェントへ伝えるメール例文
件名：株式会社〇〇の内定辞退について／〇〇〇〇
〇〇様
お世話になっております。〇〇〇〇です。
ご支援いただいた株式会社〇〇の内定について、慎重に検討した結果、辞退したいと考えております。
理由は、提示された業務内容と今後希望するキャリアを照らし合わせ、別の選択肢を選ぶことに決めたためです。
選考の調整や面接対策など、ご尽力いただいたにもかかわらず申し訳ございません。
企業への連絡方法について、私からも対応が必要でしたらご教示いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
〇〇〇〇
辞退理由の部分は、自分の状況に合わせて変更します。
条件面、仕事内容、勤務地、家庭事情、現職に残る判断など、実際に辞退を決めた理由を簡潔に伝えましょう。
内定辞退の理由はどこまで伝えるべきか
辞退理由を詳しく説明する義務が常にあるわけではありませんが、「一身上の都合です」だけでは、担当者から確認されることがあります。
企業やエージェントから理由を聞かれたときは、相手を批判せず、自分の判断として伝えます。
他社へ入社する場合
他社名まで伝えたくない場合は、無理に答える必要はありません。
「検討の結果、より希望する仕事内容に近い企業へ入社することを決めました」と、自分が重視した点を伝えます。
選考を受けた企業を比較して「御社の方が劣っていた」と説明する必要はありません。
条件が合わなかった場合
給与、勤務地、勤務時間などが理由なら、何が希望と合わなかったのかを簡潔に伝えます。
まだ調整可能なら、辞退を決める前に相談する選択肢もあります。
ただし、交渉すれば必ず希望が通るわけではありません。条件が変わらなくても入社するのか、自分の基準を決めてから相談しましょう。
仕事内容や配属に不安がある場合
「自分には合わない会社だと思った」と評価するのではなく、「選考を通じて業務内容を理解し、希望する経験との違いがあると判断しました」と伝えます。
担当者の態度や面接中の違和感が理由でも、感情的な批判を並べる必要はありません。
ただし、求人内容と提示条件が明らかに異なるなど、今後の支援に関係する事実は、エージェントへ具体的に共有してもよいでしょう。
事実と違う理由を作らない
断りやすくするために、家族の反対や健康上の事情を作る必要はありません。
詳しく話せない場合は、「今後のキャリアを検討した結果」「諸事情を踏まえて入社が難しいと判断した」など、伝えられる範囲で説明します。
理由をきれいに見せることより、辞退する意思を明確にすることが大切です。
内定承諾後に辞退したい場合の注意点
内定承諾後に、事情が変わったり、確認していなかった条件が分かったりして、辞退を考えることもあります。
承諾前よりも企業の準備が進んでいる可能性があるため、迷ったまま時間を延ばさないようにしましょう。
まず書類とこれまでのやり取りを確認する
次の内容を確認します。
内定通知書
労働条件通知書
雇用契約書
内定承諾書や入社誓約書
メールや電話で承諾した内容
入社予定日
研修、引っ越し、備品などの手配状況
「承諾書には法的拘束力がないから、いつでも問題なく辞退できる」と一律に判断するのは避けてください。
内定や承諾の法的な扱いは、書類の名称だけでなく、具体的な経緯によって異なる可能性があります。
電話などで早急に相談する
承諾後の辞退をメールだけで完了させようとせず、企業またはエージェントへ早急に連絡します。
内定への感謝、承諾後の辞退になったことへのお詫び、辞退する意思を明確に伝えます。
企業から理由や状況を確認されたら、事実の範囲で説明しましょう。
連絡が怖いからといって入社日まで放置すると、相手の準備への影響が大きくなります。
トラブルが心配なら専門窓口へ相談する
企業から費用を請求すると言われた、辞退を認めないと言われた、強い言葉で入社を迫られたなど、自分だけで判断しにくい場合は、記録を残して相談します。
メール、通知書、契約書、電話の日時と内容を整理しておきましょう。
厚生労働省の「総合労働相談コーナー」では、労働問題に関する相談窓口が案内されています。個別事情に応じて、法律の専門家への相談も検討してください。
内定辞退で避けたい対応
辞退そのものより、連絡の仕方によって確認や調整が難しくなることがあります。
連絡せずに放置する
メールを無視する、電話に出ない、入社日に出社しないといった対応は避けましょう。
辞退すると決めた時点で連絡すれば、企業も次の採用活動や入社準備を進められます。
曖昧な表現で先延ばしにする
「少し難しいかもしれません」「今のところ迷っています」では、辞退なのか検討中なのか分かりません。
辞退すると決めたなら、その意思を明確に伝えます。まだ判断できないなら、回答できる日を相談します。
企業とエージェントへ違う理由を伝える
連絡内容が異なると、確認に時間がかかり、今後の求人紹介にも影響することがあります。
企業へどこまで伝えるかは担当者と相談できますが、エージェントには判断の背景をできる範囲で共有しましょう。
例文をそのまま使って確認しない
企業名、担当者名、応募職種、内定か選考辞退かを確認せずに送ると、失礼なだけでなく、意思が正確に伝わらない可能性があります。
例文は構造だけを参考にし、自分の状況に合わせて直してください。
内定を承諾する前に迷いを整理したいときは相談する
内定辞退の連絡で困らないためには、承諾前に仕事内容と条件を確認し、自分の判断基準を整理することが重要です。
内定をもらった安心感や、断ることへの申し訳なさだけで入社を決めると、後から違和感が大きくなることがあります。
反対に、漠然とした不安だけで、希望に合う内定を辞退してしまう可能性もあります。
「キャリアのトビラ」では、20代の転職について、提示された条件、希望する働き方、数年後に身につけたい経験を一緒に整理できます。
まとめ｜辞退を決めたら窓口を確認して早めに伝えよう
内定辞退を決めたら、回答期限を待たず、企業または転職エージェントの担当者へ早めに連絡します。
連絡では、内定への感謝、辞退する意思、お詫びを簡潔に伝えましょう。理由を詳しく話せない場合でも、事実と違う事情を作る必要はありません。
企業へ直接応募した場合は採用担当者へ、エージェント経由ならまず担当者へ連絡し、企業への連絡方法を確認します。
承諾後に辞退する場合は、通知書、契約書、承諾書、入社日などを確認し、後回しにせず相談してください。法的な扱いは個別事情によって異なるため、トラブルが心配なら公的窓口や専門家を利用します。
断ることへの申し訳なさだけで承諾するのではなく、実際の仕事内容と条件を確認し、自分が納得して働けるかを基準に判断しましょう。
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